Rechnung für die Reinigung: was drauf stehen muss, damit das Finanzamt sie akzeptiert

Die Rechnung ist der erste von zwei Nachweisen für den Steuerabzug; der zweite ist der Zahlungsbeleg. Fehlt einer von beiden, streicht das Finanzamt den Posten. Dieser Beitrag zeigt, was drin sein muss — und was entgegen verbreiteter Annahme nicht nötig ist.

Die Pflichtangaben

Für den Abzug nach § 35a genügt eine Rechnung, aus der sich Leistung, Ort, Zeitraum und Betrag ergeben. Konkret sollten Sie diese Punkte finden:

1. Rechnungssteller mit Name und Anschrift
2. Leistungsempfänger — Sie, mit Anschrift
3. Leistungsort, also die Adresse, in der gereinigt wurde
4. Art der Leistung — „Wohnungsreinigung“, „Fensterreinigung“, „Endreinigung nach Auszug“
5. Leistungszeitraum oder das Datum des Termins
6. Betrag, bei Material getrennt von den Arbeitskosten
7. Rechnungsdatum und -nummer

Warum die Trennung von Arbeit und Material zählt

Abziehbar sind ausschließlich Arbeitskosten samt Maschinen- und Fahrtkosten. Material — Reinigungsmittel, Ersatzteile, Verbrauchsgüter — bleibt außen vor. Weist die Rechnung nur eine Gesamtsumme aus und enthält der Preis erkennbar Material, kann das Finanzamt den gesamten Posten kürzen.

Büroreinigung

von 110.00 €

Bestellen

Bei Reinigungsleistungen ist das in der Praxis unkritisch: Wenn der Anbieter Mittel und Geräte stellt und der Preis die Arbeitsleistung abbildet, sind es zu 100 % Arbeitskosten. Steht auf Ihrer Rechnung dennoch eine Materialposition, ziehen Sie diesen Betrag vor der Eintragung ab.

Musteraufbau einer korrekten Rechnung

Was nicht nötig ist

Drei Dinge werden häufig verlangt, obwohl sie für den Abzug keine Rolle spielen:

• Stundenaufstellung. Bei Festpreisen ist die Leistungsbeschreibung ausreichend.
• Name der Reinigungskraft. Der Vertrag besteht mit dem Unternehmen.
• Ausweis der Umsatzsteuer. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine aus; das schadet dem Abzug nicht.

Der zweite Nachweis: die Zahlung

Neben der Rechnung brauchen Sie den Beleg, dass Sie unbar gezahlt haben — Kontoauszug, Kartenabrechnung oder die Zahlungsbestätigung des Zahlungsdienstleisters. Achten Sie darauf, dass Empfänger und Betrag zur Rechnung passen. Sammelüberweisungen über mehrere Rechnungen sind zulässig, sollten aber im Verwendungszweck zugeordnet sein.

Jahresübersicht statt Einzelbelege

Wer regelmäßig bucht, hat am Jahresende zwölf bis sechsundzwanzig Rechnungen. Für die Steuererklärung tragen Sie nur die Summe ein — die Einzelbelege bleiben bei Ihnen. Praktisch ist eine Jahresübersicht, die alle Termine und Beträge auflistet; viele Anbieter stellen sie auf Anfrage aus, und sie ersetzt bei einer Nachfrage die Zettelwirtschaft.

Mieter: die Bescheinigung der Hausverwaltung

Neben den selbst beauftragten Leistungen können Mieter auch die haushaltsnahen Anteile aus der Nebenkostenabrechnung geltend machen — Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Hausmeisterdienste, Winterdienst. Dafür genügt die Abrechnung allein oft nicht, weil sie die Arbeitskosten nicht separat ausweist.

Verlangen Sie von der Hausverwaltung eine Bescheinigung über die haushaltsnahen Dienstleistungen. Viele Verwaltungen stellen sie standardmäßig aus; wenn nicht, genügt eine formlose Anfrage. Die Bescheinigung nennt Ihren Anteil an den Arbeitskosten und ist damit direkt verwendbar.

Wohnungseigentümer und die Jahresabrechnung

Bei Eigentumswohnungen läuft es ähnlich: Die Hausgeldabrechnung enthält Positionen für Reinigung und Pflege des Gemeinschaftseigentums. Auch hier zählt nur der Arbeitskostenanteil, und auch hier ist die Bescheinigung des Verwalters der einfachste Weg. Der Anteil richtet sich nach Ihren Miteigentumsanteilen.

Aufbewahrung: wie lange und in welcher Form

Für private Haushalte gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen über haushaltsnahe Dienstleistungen — praktisch sollten Sie sie aber bis zwei Jahre nach dem Steuerbescheid behalten, weil das Finanzamt so lange nachfragen kann. Bei Handwerkerleistungen an Immobilien gelten zwei Jahre ab Rechnungsdatum als Mindestmaß.

Digital genügt: Ein PDF der Rechnung und ein Screenshot oder PDF des Zahlungsnachweises reichen aus. Wichtig ist nur, dass beides lesbar und zuordenbar bleibt — ein Ordner pro Steuerjahr genügt.

Häufige Fehler auf Rechnungen

Abschlagszahlungen, Abos und Gutscheine

Bei einem Reinigungsabo zahlen Sie regelmäßig denselben Betrag. Für den Abzug ist entscheidend, dass zu jeder Zahlung eine Leistung gehört — eine Vorauszahlung ohne erbrachte Leistung wird dem Jahr zugeordnet, in dem gereinigt wurde, nicht dem der Zahlung.

Gutscheine sind der Sonderfall: Wer einen Reinigungsgutschein verschenkt, kann ihn nicht absetzen, weil die Leistung nicht im eigenen Haushalt erbracht wird. Die beschenkte Person kann ihn ebenfalls nicht absetzen, weil sie nicht gezahlt hat. Steuerlich ist der Gutschein damit für beide Seiten neutral.

Wenn die Rechnung fehlerhaft ist

Fordern Sie eine korrigierte Fassung an, solange das Jahr noch läuft — nachträglich ist es mühsamer, aber möglich: Eine Rechnungskorrektur wirkt auf den ursprünglichen Vorgang zurück, solange Leistung und Zahlung unverändert bleiben. Was sich nicht reparieren lässt, ist die Zahlungsform.

Sonderfall Umzug: zwei Wohnungen in einem Jahr

Bei einem Umzug entstehen häufig zwei Rechnungen: die Endreinigung der alten und die Einzugsreinigung der neuen Wohnung. Beide sind haushaltsnahe Dienstleistungen, beide gehören in dieselbe Zeile — wichtig ist nur, dass jede Rechnung den richtigen Leistungsort nennt.

Achten Sie darauf, dass die Rechnung für die alte Wohnung noch auf Ihre alte Anschrift als Leistungsort lautet, auch wenn Sie bereits umgemeldet sind. Als Empfängeranschrift können Sie die neue Adresse angeben; das ist unschädlich, solange der Leistungsort stimmt.

Wenn die Wohnung nicht Ihr Hauptwohnsitz ist

Auch Zweit- und Ferienwohnungen zur eigenen Nutzung zählen als Haushalt. Vermietete Objekte dagegen laufen nicht über § 35a: Dort sind Reinigungskosten Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung — in voller Höhe abziehbar statt zu 20 %. Für die Rechnung heißt das: Sie muss dann auf den Vermieter lauten und die Leistung dem Mietobjekt zuordnen.

Was bei mehreren Dienstleistern gilt

Viele Haushalte kombinieren: die regelmäßige Wohnungsreinigung bei einem Anbieter, die Fensterreinigung zweimal im Jahr bei einem anderen, dazu einmal eine Grundreinigung. Für das Finanzamt ist das unproblematisch — jede Rechnung steht für sich, die Beträge werden addiert und gemeinsam in eine Zeile eingetragen.

Zu beachten ist nur der gemeinsame Höchstbetrag: Alle haushaltsnahen Dienstleistungen zusammen sind mit 20 %, maximal 4 000 € im Jahr, abziehbar. Für einen privaten Haushalt in Hamburg ist diese Grenze praktisch nie erreichbar; sie wird relevant, wenn zusätzlich Pflege- oder Betreuungsleistungen anfallen.

Elektronische Rechnungen und Kundenkonto

Rechnungen per E-Mail oder im Kundenkonto sind Papierrechnungen gleichgestellt; eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Für die Steuererklärung genügt die Datei, die Sie erhalten haben — ein Ausdruck bringt keinen zusätzlichen Nachweiswert.

Wer über eine Plattform bucht, findet dort in der Regel alle Rechnungen gebündelt und kann sie am Jahresende in einem Zug herunterladen. Das ist der Punkt, an dem sich die Buchung über einen Anbieter gegenüber der losen Absprache am deutlichsten auszahlt: Die Unterlagen entstehen von selbst, statt am Jahresende rekonstruiert werden zu müssen.

Kurz zusammengefasst

Eine Rechnung, die für den Abzug taugt, nennt Rechnungssteller, Empfänger, Leistungsort, Art und Zeitraum der Leistung sowie den Betrag mit getrennten Arbeitskosten. Dazu kommt der unbare Zahlungsnachweis. Nicht erforderlich sind Stundenaufstellungen, Namen der Reinigungskraft oder ein Umsatzsteuerausweis.

Wer regelmäßig bucht, legt einmal einen Ordner pro Jahr an und sammelt beides zusammen. Der Aufwand endet damit — in der Steuererklärung steht am Ende eine einzige Zahl, und die Belege bleiben bei Ihnen, bis das Finanzamt sie ausnahmsweise anfordert.

Passende Leistung

CleanWhale rechnet in Hamburg zu festen Positionspreisen ab und stellt für jeden Termin eine Rechnung aus, die per Überweisung bezahlt wird — genau die Form, die das Finanzamt sehen möchte. Preise ansehen oder direkt Termin buchen.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Er fasst die Regeln zusammen, wie sie für private Haushalte gelten; im Einzelfall entscheidet Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.

Bildnachweis: „Heilwigstraße 116 (Hamburg-Eppendorf).1.20480.ajb“ von Ajepbah, Wikimedia Commons, Lizenz CC BY-SA 3.0 de.