Haushaltsnahe Dienstleistungen als Mieter: was in der Nebenkostenabrechnung steckt

Die meisten Mieterinnen und Mieter denken beim Steuerbonus für haushaltsnahe Dienstleistungen nur an das, was sie selbst beauftragen. Dabei steckt ein zweiter, oft größerer Posten in der jährlichen Nebenkostenabrechnung — und der wird regelmäßig übersehen.

Welche Positionen der Abrechnung zählen

Absetzbar ist der Arbeitskostenanteil an Leistungen, die im Haus und auf dem Grundstück erbracht werden. In einer typischen Hamburger Betriebskostenabrechnung sind das:

Wichtig ist die zweite Spalte von rechts: Es zählt immer nur der Arbeitsanteil. Material, Verbrauch und Gebühren bleiben außen vor — deshalb genügt die Abrechnung allein selten als Nachweis.

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von 110.00 €

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Die Bescheinigung der Hausverwaltung

Was Sie brauchen, ist eine Aufstellung, die den auf Sie entfallenden Arbeitskostenanteil ausweist. Viele Verwaltungen legen sie der Abrechnung bei; sie heißt meist „Bescheinigung nach § 35a EStG“ oder „Aufstellung haushaltsnaher Dienstleistungen“.

Fehlt sie, fordern Sie sie formlos an. Ein Anspruch auf die Bescheinigung ergibt sich aus dem Mietverhältnis nicht automatisch, in der Praxis stellen die meisten Verwaltungen sie aber ohne Diskussion aus — es ist für sie eine Standardauswertung aus der Abrechnungssoftware.

Das Jahr, in dem der Posten zählt

Hier liegt die häufigste Stolperfalle. Die Nebenkostenabrechnung für 2026 erhalten Sie meist erst Ende 2027. Sie haben zwei Möglichkeiten, und dürfen sich für eine entscheiden:

• im Jahr der Vorauszahlung geltend machen, also 2026 — dann müssen Sie schätzen und später korrigieren;
• im Jahr der Abrechnung, also 2027 — der einfachere und übliche Weg.

Wichtig ist nur, dass Sie denselben Posten nicht zweimal ansetzen. Wer den zweiten Weg wählt, hat im ersten Jahr nichts und danach jedes Jahr einen Posten — der Nachteil verschwindet also nach einem Zyklus.

Wie viel dabei herauskommt

Die Beträge sind kleiner als bei der selbst gebuchten Reinigung, aber sie fallen ohne jeden Zusatzaufwand an:

Zusammen mit einer selbst gebuchten Reinigung addiert sich das: Wer ohnehin 2 964 € für die eigene Wohnungsreinigung ausgibt und 260 € aus der Abrechnung dazurechnet, kommt auf 645 € Abzug statt 593 €.

Wenn die Bescheinigung fehlt oder unklar ist

Manche Abrechnungen weisen nur Gesamtbeträge aus, etwa „Hausmeister 3 400 €“ ohne Aufteilung. Ohne Aufschlüsselung akzeptiert das Finanzamt in der Regel keinen Schätzwert. Zwei Wege führen weiter: Sie fordern die Aufteilung an, oder Sie bitten die Verwaltung um die Rechnung des Dienstleisters, aus der sich der Arbeitsanteil ergibt.

Sinnvoll ist die Anfrage direkt nach Erhalt der Abrechnung, zusammen mit der ohnehin fälligen Prüfung. Wer sie erst im Frühjahr bei der Steuererklärung stellt, wartet oft Wochen — die Abrechnungsabteilungen der großen Hamburger Verwaltungen sind im ersten Quartal ausgelastet.

Was bei Untermiete und WG gilt

Wer zur Untermiete wohnt, kann nur geltend machen, was er selbst trägt und nachweisen kann. Zahlt die Hauptmieterin die Nebenkosten und Sie eine Pauschale an sie, fehlt Ihnen der Nachweis — dann bleibt der Abzug bei der Hauptmieterin.

In einer WG mit gemeinsamem Mietvertrag teilen sich die Anteile nach Zahlung: Wer die Nebenkosten überweist, macht sie geltend. Praktikabel ist es, den Posten einer Person zuzuordnen, statt ihn zu dritteln — das Finanzamt akzeptiert keine internen Aufteilungen ohne Zahlungsnachweis.

Vermieter statt Verwaltung

In kleineren Hamburger Häusern rechnet oft der Vermieter selbst ab, ohne Verwaltungssoftware. Dann bekommen Sie meist keine vorbereitete Bescheinigung. Bitten Sie in diesem Fall um eine kurze formlose Bestätigung mit drei Angaben: welche Leistungen erbracht wurden, wie hoch der Arbeitskostenanteil war und welcher Anteil auf Ihre Wohnung entfällt. Mehr verlangt das Finanzamt nicht.

Sonderfall Treppenhausreinigung

In vielen Hamburger Häusern reinigen die Mieter das Treppenhaus reihum selbst — dann gibt es nichts abzusetzen, weil keine Kosten entstehen. Wird stattdessen ein Dienstleister beauftragt, taucht die Position in der Abrechnung auf und ist absetzbar.

Für Eigentümergemeinschaften und Hausverwaltungen, die einen Turnus festlegen möchten, haben wir das Thema in einem eigenen Beitrag behandelt: Treppenhausreinigung mit Turnus, Kosten und der Frage, was überhaupt umlagefähig ist.

Was Mieter zusätzlich selbst absetzen können

Neben der Abrechnung zählt alles, was Sie selbst beauftragen und unbar bezahlen — die regelmäßige Wohnungsreinigung, die Fensterreinigung, die Endreinigung beim Auszug. Auch der Balkon und ein zur Wohnung gehörender Kellerraum gelten als Teil des Haushalts.

Nicht absetzbar sind Leistungen außerhalb: der Teppich, der zur Reinigung abgeholt wird, oder die Wäsche, die in eine Reinigung gebracht wird. Der Ort entscheidet, nicht die Art der Arbeit.

Umzug im laufenden Jahr

Ziehen Sie um, bekommen Sie zwei Abrechnungen — eine anteilige für die alte Wohnung, eine für die neue. Beide enthalten absetzbare Anteile, und beide zählen. Achten Sie darauf, dass die Bescheinigung der alten Verwaltung Sie noch erreicht; nach dem Auszug wird sie oft an die alte Adresse geschickt und geht verloren.

Zusammengefasst

Für Mieter gibt es zwei Quellen: das selbst Beauftragte mit Rechnung und unbarer Zahlung, und den Arbeitskostenanteil aus der Betriebskostenabrechnung mit Bescheinigung der Verwaltung. Beide gehören in dieselbe Anlage der Steuererklärung, beide zählen auf denselben Höchstbetrag von 4 000 € — und beide werden regelmäßig nicht ausgeschöpft.

Wenn Sie mitten im Jahr eingezogen sind

Bei einem Einzug im laufenden Jahr rechnet die Verwaltung anteilig ab, und die Bescheinigung weist entsprechend weniger aus. Das ist korrekt und kein Grund für Rückfragen — Sie können nur den Zeitraum geltend machen, in dem die Wohnung Ihr Haushalt war.

Ärgerlich wird es beim Auszug: Die Schlussabrechnung kommt oft ein Jahr später an die alte Adresse. Richten Sie deshalb rechtzeitig einen Nachsendeauftrag ein und geben Sie der Verwaltung Ihre neue Anschrift schriftlich, nicht nur mündlich beim Übergabetermin.

Zwei Zeilen, zwei Höchstbeträge

Die Anteile aus der Nebenkostenabrechnung verteilen sich auf zwei Kategorien mit eigenen Grenzen. Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister und Winterdienst gehören zu den haushaltsnahen Dienstleistungen mit 4 000 € Höchstbetrag. Wartung von Heizung und Aufzug sowie der Schornsteinfeger sind Handwerkerleistungen mit eigenem Höchstbetrag von 1 200 €.

Für Mieter ist das eine gute Nachricht: Der zweite Topf wird sonst kaum genutzt, weil Reparaturen am Haus Sache des Vermieters sind. Über die Abrechnung fließen trotzdem Wartungsanteile ein, die sich anrechnen lassen — meist 30 bis 80 € Abzug, die ohne die Aufteilung schlicht verfallen.

Checkliste für die nächste Abrechnung

1. Abrechnung auf die Positionen Treppenhaus, Garten, Hausmeister, Winterdienst, Wartung durchsehen.
2. Prüfen, ob eine Bescheinigung nach § 35a beiliegt; wenn nein, formlos anfordern.
3. Den ausgewiesenen Arbeitskostenanteil notieren — nicht den Gesamtbetrag der Position.
4. Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen getrennt erfassen, sie gehören in verschiedene Zeilen.
5. Den Betrag zu den selbst beauftragten Leistungen desselben Jahres addieren.
6. Abrechnung und Bescheinigung zwei Jahre aufbewahren.

Der ganze Vorgang kostet einmal im Jahr eine Viertelstunde. Bei einer durchschnittlichen Hamburger Dreizimmerwohnung stehen dem 40 bis 90 € gegenüber, die sonst nicht geltend gemacht würden — und die anders als die selbst gebuchte Reinigung ohne jede zusätzliche Ausgabe entstehen.

Passende Leistung

CleanWhale rechnet in Hamburg zu festen Positionspreisen ab und stellt für jeden Termin eine Rechnung aus, die per Überweisung bezahlt wird — genau die Form, die das Finanzamt sehen möchte. Preise ansehen oder direkt Termin buchen.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Er fasst die Regeln zusammen, wie sie für private Haushalte gelten; im Einzelfall entscheidet Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.

Bildnachweis: „Gerichtstraße 48 in Hamburg-Altona-Nord“ von Pauli-Pirat, Wikimedia Commons, Lizenz CC BY-SA 4.0.